Chaos in het Graafse archief!

Chaos in het Graafse stadsarchief als gevolg van de brand in het gemeentehuis in 1902

Vorige week hebben we kennis gemaakt met de soms ietwat slordige en onduidelijke ordeningspogingen van Graafse secretarissen uit de 16e tot en met de 18e eeuw. Vanaf de 19e eeuw kwam er meer structuur in de archivering, maar de brand die in oktober 1902 ontstond op het Graafse gemeentehuis gooide roet in het eten. Vandaag bekijken we de inventarissen vanaf de 19e eeuw tot en met de huidige inventaris, waarbij natuurlijk ook het effect van de brand zal worden behandeld.  Zorgde deze ramp voor complete chaos of is er nog hoop voor het Graafse stadsarchief?

Inventaris uit 1876

Meer structuur in 1876

Gemeentesecretaris F.P.M. van der Marck stelde in 1876 een nieuwe inventaris op, bijna een eeuw na de verschijning van de inventaris van Bevents en Duiteler, die vorige week aan bod is gekomen.
Van der Marck werkte een stuk gestructureerder dan zijn voorgangers. Dat is bijvoorbeeld te zien aan de verdergaande serievorming, maar ook aan het plaatsen van alle stukken in dezelfde kasten en 'schaapen' (schappen). Archiefstukken lagen dus niet langer verspreid over allerlei verschillende 'laaijen', 'doosies', lessenaars of koffers!

Ordening op redactionele vorm

Ook qua ordening is in de 19e eeuw meer structuur te herkennen. De meeste stukken zijn namelijk op redactionele vorm geordend. Dat wil zeggen dat de functie van het document de plaats in het archief bepaalt. Dus worden bijvoorbeeld alle rekeningen bij elkaar geplaatst, net zoals de notulen en de correspondentie. De afbeelding hiernaast is een voorbeeld van dit ordeningsprincipe. In kast drie lagen, zoals je op de foto kunt zien, namelijk zowel kerkrekeningen als serviesrekeningen opgeslagen en als je één pagina verder zou bladeren in de inventaris kom je in diezelfde kast ook de wees- en gasthuisrekeningen tegen. Van der Marck paste dit ordeningsprincipe overigens niet helemaal consequent toe, want de stadsrekeningen stopte hij bijvoorbeeld weer in een andere kast.

Chaotische Varia-collectie

'Men kan zich moeilijk den jammerlijken indruk voorstellen door den aanblik van de totaal verwarde, zwartgebrande en onherkenbaar geworden doornatte massa teweeggebracht (...) Het is diep betreurenswaardig dat zulk een historiebron als met één slag onbruikbaar is geworden en grootendeels onherstelbaar verwoest en vernietigd,' aldus rijksarchivaris van Noord-Brabant A.C. Bondam, vlak na de noodlottige brand op het Graafse gemeentehuis in de nacht van 2 op 3 oktober 1902.

Naar aanleiding van deze brand vond een grondige restauratie van het archief plaats en dit leidde uiteindelijk tot het verschijnen van een nieuwe inventaris in 1914, geschreven door rijksarchivaris J.P.W.A. Smit. De grootste verandering had te maken met de gevolgen van de brand, die vele stukken onleesbaar had gemaakt. Bovendien waren grote gedeeltes van het archief door elkaar geraakt en het onderlinge verband was verdwenen. De rijksarchivarissen konden niet het hele archief restaureren en opnieuw ordenen. Er bleef een grote 'Varia' categorie over, bestaande uit 'onuitgezochte verbrande fragmenten.'

Smit besluit zijn inventaris met 43 onuitgezochte, verbrande Varia portefeuilles...

Ook qua ordening zijn er grote stappen gezet aan het begin van de 20e eeuw. Zo is voor het eerst het oude van het nieuwe archief (vanaf 1810) gescheiden en worden er rubrieken gebruikt. Deze rubrieken weerspiegelen in zekere mate de taken of beleidsterreinen van het stadsbestuur en daarmee wordt gehoor gegeven aan de richtlijnen die Muller, Feith en Fruin in 1898 in de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven hadden opgesteld.

Recente inventarisatie- en restauratiewerkzaamheden

In 1979 verscheen een verslag omtrent de materiële toestand van het Graafse stadsarchief, geschreven door Harm Douma en de heer Schoonhoven. Ook in dit verslag wordt de Varia categorie nog omschreven als een 'mesthoop', die in de 'grootst mogelijke wanorde' verkeerde.

Ook in 1979 waren vrijwel alle Varia portefeuilles nog onuitgezocht en verkeerden ze in een slechte staat

Gedurende de jaren tachtig zijn vele stukken gerestaureerd en in de laatste decennia zijn steeds meer Varia stukken uitgezocht en beschreven. De stukken zijn echter nog niet geordend, maar in een lange lijst onderaan de online inventaris geplakt. Verder valt op dat deze huidige inventaris nog steeds gebruik maakt van precies dezelfde ordening uit 1914!

De brand heeft dus voor schade en wanorde in het Graafse archief gezorgd, maar vele stukken konden gerestaureerd worden. Ook tegenwoordig worden er elk jaar opnieuw Graafse archiefstukken naar het restauratieatelier gestuurd. Er is nog veel werk aan de winkel qua restauratie en ordening, maar er is zeker hoop voor dit prachtige archief!

Volgende week: conclusies en bijzonderheden

De volgende keer zal ik de belangrijkste conclusies van mijn scriptie weergeven, evenals enkele overige bijzonderheden en mooie foto's, die ik tijdens mijn archiefonderzoek heb gemaakt.

Vind je dit interessant? Lees dan ook:
- Oud-archivaris Harm Douma in de prijzen!
- Ssst! Luister naar 't verhaal van 't archief...

'Slordige' Graafse secretarissen

Druk bezig de ingewikkelde inventarisatiefragmenten te ontcijferen...

Vorige weken zijn verschillende documenten uit het Graafse stadsarchief aan bod gekomen, zoals stadsrekeningen, logiesbriefjes en serviesrekeningen. Deze documenten zijn door de eeuwen heen bewaard gebleven en op verschillende manieren geordend en beschreven door vele secretarissen en archivarissen. Deze week zal ik de meest opvallende kenmerken van de oudste inventarissen uit de 17e en 18e eeuw laten zien, waarbij van enige orde niet altijd sprake lijkt te zijn...

Een warboel aan fragmenten

Oudste inventarisatiefragment uit vóór 1602

Voordat ik aan de complete inventarissen kon beginnen, moest ik eerst een dik dossier doorploegen met allerlei losse fragmenten van inventarissen, variërend uit de 16e tot en met de 19e eeuw! 

Het oudste stuk, dat hiernaast is afgebeeld, komt waarschijnlijk uit het einde van de 16e eeuw. Het is in elk geval vóór 1602 geschreven, toen Grave door Maurits van de Spanjaarden werd bevrijd. Het fragment bevat namelijk nog Spaanse beschrijvingen van bijvoorbeeld betalingsbewijzen van soldaten die in Grave gelegerd waren. Daarnaast bevat het lijstje bewijsstukken van allerlei aard. Dit is tekenend voor de wijze waarop alle inventarissen uit de 16e tot en met de 18e eeuw geordend zijn: de Graafse secretarissen maakten gebruik van lange lijsten met omvangrijke beschrijvingen van losse stukken. Er werd nog geen gebruik gemaakt van categorieën of rubrieken en de ordeningen zijn voor ons vaak niet meer te achterhalen...

De verschillende inventarisatiefragmenten wijzen verder uit dat er al wel druk gewerkt werd aan het bijhouden van het archief. Zo zijn er talloze voorbeelden te vinden van zogenaamde 'werkbestanden' of kladversies van de latere inventarissen. In deze fragmenten is geregeld driftig gestreept en zijn gedeeltes doorgekrast. Vele stukken werden 'gelight' uit een 'laaij' of lade om in andere 'laaijen' te worden gevoegd. Soms werden documenten uit het archief gehaald om samen in een boek te worden ingebonden. Hieronder is een voorbeeld te zien van dergelijke verplaatsingen:

Aantekeningen in een kladversie uit de vroege 18e eeuw om verschillende resoluties samen te voegen en in te binden

De eerste complete inventaris

Tussen 1760 en 1796 is de eerste inventaris verschenen, die compleet bewaard is geblven. Dit weten we, aangezien het meest recente beschreven stuk uit 1760 stamt en omdat er in 1796 een nieuwe inventaris is vervaardigd. 

Ook in deze inventaris is sprake van veel losse beschrijvingen van stukken, die over verschillende 'laaijen' van een zogenaamde loketkast waren verspreid. De eerste pagina van de inventaris geeft een prachtig overzicht van de verschillende archieven die op de Graafse secretarie werden bewaard:

Overzicht van alle archieven, aanwezig op de Graafse secretarie rond 1760-1796

De twee rechterkolommen stellen een loketkast voor met 16 verschillende 'laaijen.' Alleen de laden met stadsarchieven worden in de inventaris beschreven. Na langdurig onderzoek naar allerlei verschillende ordeningsmethoden, zoals ordeningen op chronologie, onderwerp, redactionele vorm of geografie, is de gehanteerde ordeningsmethode helaas niet achterhaald. Stukken van allerlei onderwerpen en verschillende periodes worden door elkaar geplaatst en documenten die over hetzelfde onderwerp of dezelfde periode gaan, worden juist verspreid over de hele inventaris. Het is heel goed mogelijk dat de Graafse secretarissen tóch een systeem van ordening gebruikten, dat voor hen logisch was, maar vanuit onze huidige inzichten kunnen wij dit systeem helaas niet meer begrijpen...

Inventaris 1796

Gedurende de achttiende eeuw was het Graafse archief zodanig gegroeid, dat een nieuwe inventaris noodzakelijk was. Deze taak werd in 1796 opgepakt door de secretarissen Bevents en Duiteler en door hen werden de stukken van een geheel nieuwe beschrijving en ordening voorzien. Dat deze ordening niet altijd even nauwgezet werd uitgevoerd, bleek al snel bij het openslaan van deze inventaris. Zo werd er nergens verwezen naar de oude ordening in de vorige inventaris! Een eeuw later, door het verschijnen van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van Muller, Feith en Fruin, werd dit verwijzen en zo mogelijk herstellen van de 'oorspronkelijke orde' van archieven juist één van de leidende principes van de archivistiek. Bevents en Duiteler hadden hier uiteraard nog geen weet van en dat is te merken!

Verder waren deze Graafse secretarissen geen experts in wat wij tegenwoordig 'oud schrift' of 'paleografie' zouden noemen. Ze hebben namelijk honderden stukken niet beschreven omdat zij deze 'niet wel konde leesen.' Hieronder is hiervan een voorbeeld opgenomen:

De Graafse secretarissen Bevents en Duiteler waren niet de beste 'paleografen'...

Touw van het 'klokjie'?

Tot slot is een opvallend kenmerk van bovenstaande inventarissen de uitgebreide plaatsbeschrijvingen van de stukken. Niet alleen de plaats van de stukken in verschillende 'laaijen', lessenaars of koffers werd beschreven, maar ook de plaatsen van de kasten en dozen waarin de stukken waren opgeborgen. Zo beschreven Bevents en Duiteler in hun inventaris van 1796 de plaats van enkele dozen als volgt: 'in de ongenommerde doosen staende bij den ingang van de deur, op de secretarij, naast het touw van het klokjie.'

Volgende week: inventarissen 19e eeuw-heden

Volgende week gaan we een kijkje nemen in de Graafse inventarissen uit de 19e en 20e eeuw, waarbij het effect van de brand in het gemeentehuis in 1902 natuurlijk ook zal worden besproken. Heeft deze ramp het archief en de ordening onherstelbaar beschadigd of is er nog hoop voor het Graafse stadsarchief?

Vind je dit interessant? Lees dan ook:
-  Het stadsbestuur in stadsrekeningen
- Abseilen in de zestiende eeuw